Организация онлайн-бизнес-завтрака: процесс, подводные камни, сколько стоит

15 июля 2021 года в 11:00 по GMT+3 на площадке Всемирного бизнес-альянса русскоговорящих женщин прошло обсуждение за чашечкой утреннего кофе актуальных вопросов международного партнерства на платформе Zoom с LIVE трансляцией на официальную страницу Альянса в Facebook, в котором я председательствовал в качестве модератора и спикера – "Таиланд: Королевство возможностей".

Заявленными спикерами мероприятия стали:

✧ Евгений Жуковец, собственно это я, – основатель и директор международной технологической компании Trizeri, а также руководитель внешнеэкономической деятельности (ВЭД) в Таиланде и бизнес-образования Всемирного бизнес-альянса, руководитель IT направления Союза российских соотечественников в Королевстве Таиланд.

✧ Александра Агапитова – директор по развитию группы компаний InvestEast, оказывающей полный спектр юридических услуг в Таиланде.



Маркетинговую онлайн-компанию развернули в социальных сетях путем публикации приглашений на персональных страницах, бизнес-страницах, в тематических группах и страницах с отметками мероприятия, локаций, ключевых спикеров и страниц площадки –Альянса. Минимально 400 постов в международных русского-говорящих группах и страницах.

Гроузхак #1

Если группы закрыты и каждый пост будет одобряться модератором, то страницы до 1000 подписчиков обычно открыты и публикация постов проходит без модерации. Чем ближе к мероприятию, тем больше постов необходимо опубликовать. Для этого хороши узкоспециализированный страницы и группы.

В социальных сетях и каналах контент и публикации происходят каждую секунду у каждого пользователя и сквозь весь поток необходимо прорваться, чтобы доставить информацию конечному потребителю. Для этого использовали 3 разных графических концепта данного мероприятия в вариациях:

• 1х1 – для публикации в ленте, каналах, внутренних чатах

• 16х9 – для публикации обложек мероприятий, заставок для YouTube, новостей

• 9х16 – для публикации в сторис во всех доступных сетях (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, WhatsApp, Vk, LINE) и профилях

Гроузхак #2

Яркая разноплановая подача графического контента выявляет заинтересованность и подчеркивает статусность мероприятия. Учитываем психологические типы людей – и их ассоциативное восприятие контента. На примере данного бизнес-завтрака: контент дневного города Бангкока, ночного города и провинциального старого города – у каждого человека свое представление о Таиланде, по-этому подаем контент по разным "соусом".

Конечно, не все люди любят текст и картинки, анонсы в формате видео – необходимость, т.к. графика не до конца передает эмоцию, которую может предложить видеоролик по тематике

Гроузхак #3

Чем меньше остается часов до начала мероприятия, тем чаще делаем публикации в сторис с countdown. Пользователь ставит напоминание в сторис себе и социальная сеть самостоятельно уведомит его о начале.

Имейл-маркетинг, рассылки начинаем за 72-48 часов до начала. Единственная и основная проблема рассылок - попадание в "Спам". Письма, отправленные за 1 час до начала мероприятия, естественно, имеют наивысший процент открытия и кликов по ссылкам.

Гроузхак #4

Обязательно за 60 минут до начала отправляем последнее уведомление зарегистрированным через имейл пользователям. Имейлы за 1 неделю и ранее до начала мероприятия не эффективны и составляют ~30% открытия и ~0 (нуль)% кликов по ссылке.

Максимальную конверсию на мероприятия по типу бизнес-завтрак дают персональные приглашения в личных сообщениях в мессенджерах и социальных сетях, т.к. каждый приглашающий "подписывается" и несет ответственность за потраченное время и полезность мероприятия для приглашенного.

Гроузхак #5

Для повышения значимости и эксклюзивности персонального приглашения можно использовать отдельный графический элемент, например, VIP приглашение, который нигде ранее не публиковался и не будет опубликован. Обязательно без регистраций и СМС, сразу со ссылкой на подключение. Гость должен по одному клику попасть на мероприятие.

Проведение самого мероприятия в онлайн-формате так же не происходит спонтанно. Это четкий план по секундам, техническая команда, репетиция мероприятия, согласование, продумывание форс-мажоров, интерактив, навыки удерживания аудитории, навыки постановки речи и подачи контента.

Не все пользователи и гости могут подключаться в определенное время, для это необходимо вести запись эфиров и после его завершения, разослать всем зарегистрированным, участникам и спикерам в течение 24 часов + опубликовать на всех новостных и информационных ресурсах площадки проведения и спикеров. Делаем в течение 24х часов, пока информация не устарела.

Гроузхак #6

LIVE трансляция на Facebook или YouTube дает суперсилу для площадки и бренда. Пользователи и подписчики просмотрят записи в удобное для них время и в удобной для них социальной сети. Соцсеть так же оповещает всех подписчиков о начале трансляции.

Хорошим маркетинговым бонусом является необъявленный сюрприз или специальный гость, медиа персона. Так в качестве специального гостя был приглашен Николай Алексеевич Ширяев, специальный гость и представитель Торгпредства Российской Федерации в Королевстве Таиланд, который подчеркнул подачу информации.

После самого мероприятия быстро делаем монтаж видео и публикуем на официальном канале площадки и начинаем доставку контента через пост-релиз, публикации в закрытых чатах, где ранее публиковали анонсы, личную рассылку запрашиваемых ранее пользователей и подписчиков, имейл-рассылку каждому зарегистрированному, публикацию в соцсетях личных и бизнес-профилей.

Гроузхак #7

Не стоит откладывать публикации пост-релизов и выпуск видео, заготовки текстов, имейлов и шаблоны дизайна уже должны быть готовы до начала мероприятия. Пользователь и подписчик убеждается в профессионализме и экспертности команды организатора, когда получает незамедлительно интересующий его контент и обещания выполняются. Желательно в тот же день сделать публикации и рассылку, т.к. приглашенные СМИ публикуют статьи в день мероприятия и им необходимо предоставить контент, на который они будут ссылаться. Через 24 часа уже информация утратит свою актуальность.

Обязательно организатору необходимо поблагодарить каждого задействованного участника в организации, проведении и анализе мероприятия. Не стоит ссылаться на персоналии или личности, достаточно проявить этичность и дипломатию и указать, что каждый был важен. Даже если человек только присутствовал или поставил лайк записи, это знак внимания и он инвестировал свое время в площадку и организатора.

Гроузхак #8

Каждый важен, даже если он прочитал анонс всего 1 раз - все, это начало формирования доверия. Еще и еще раз, благодарим на официальных страницах, благодарим во внутренних чатах, благодарим VIP.

Само мероприятие дает понимание на 80%. Рекомендую выделить 1 месяц после мероприятия, чтобы делать окончательные выводы на основании каналов привлечения гостей, каналов распространения контента, площадок проведения и заинтересованности. Может произойти все наоборот, что на самом мероприятии присутствовало 100 человек, а полных просмотров на YouTube и записи с LIVE окажется 15 000 и комментарии.

Рефлексия. После проведения мероприятия нужно собрать быстрый фидбэк от участников и организаторов и описать пункты для улучшение на следующее мероприятие.

Гроузхак #9

Все контакты гостей в Zoom экcпортируем и сохраняем в базу данных. Часто в чате Zoom представители СМИ пишут имейлы и телефоны для получения анонсов о следующих мероприятиях. Это необходимо проговаривать во время эфира.

И последнее, "люди идут на людей". Так и онлайн-мероприятия, маркетинг строим на персоналиях, а не на фактах. Пользователь и гость готов тратить свое время только на узнавание опыта, информацию он и так сможет найти в сети. Включаем мышление инвестора и думаем, во что клиенту инвестировать его время, чтобы получить прибыль? Стоит ли ему потратить 60 минут жизни на планируемое мероприятие? Сколько информация из мероприятия может сэкономить денег для слушателя?

Общая стоимость данного мероприятяия за 18 дней непрерывной подготовки, проведения, рефлексии и пост-релизов: содержание, переговоры, звонки, конференции, письма, договоренности, контент, дизайн, копирайтинг, видео-монтаж, публикации, 400+ постов, онлайн-маркетинг, личные контакты, лайки, шеринги, сторисы, друзья, коллеги, гости, СМИ, оценивается в 6000 евро.

---

Удачи, мой дорогой друг! Пиши мне в мессенджерах, если тебе нужна помощь в подобных мероприятиях.